『 クラウド 』 より 『 多軸 』. 新しい情報管理のあり方

Posted on Jun 30, 2010 in blog

こんばんは

前回、「データ管理は難しい・・・ Evernote、Gmail、domoTodo+、SugarSync、TeamViewer」

にて、行動管理・メール管理・ファイル管理をどのようにしているかについて簡単に触れました。

今日はその続きを。

前回、私の情報管理ポリシーとして、

・PC と iPhone の両方からアクセスできる
・双方向同期ができ、常に同じ状態が保てること

と触れました。

そして、前回には、触れなかったのですが、最も重要にしているポリシーがあります。

それは、
「タグ」を用いて、様々な視点で情報を「多軸管理」できることです

「タグ」?「多軸管理」?

???

という人に少し解説をします。

皆さん一番身近な情報管理としては、メールとExcelなどのOfficeファイルの管理だと思います。

Excelで作った売上管理資料やWordなどで作った会議議事録などをどのように管理していますか?
多くの人は、Explorer にフォルダを作成して情報を分類してますよね。

MyDocument
└仕事
└プロジェクトA
└プロジェクトB
└プロジェクトC
└社内庶務
└・・・・
└プライベート
└写真
└・・・・

人によって切り口は違いますが、こんなように。
メールも同様に、分類するためのフォルダを色々作っていると思います。

まぁ、日頃から皆さんがパソコンを使っているので当たり前のことですが・・・

しかし!

私は、この当たり前が昔から不満がありました。

Explorer にしても、メールにしても、なぜ情報を1つのフォルダ構成(1軸)でしか管理できないのかと。

例えば、プロジェクト活動における「会議議事録」だと、多くは下記のようなフォルダで会議別フォルダに格納していると思います。

プロジェクトA
└業務設計フェーズ
└要件定義フェーズ
└20091001_営業プロセスレビュー会
└20091001_営業プロセスレビュー会議事録_v1.0
└20091025_購買プロセスレビュー会
└20091025_購買プロセスレビュー会議事録_v1.0
└20091030_営業プロセスレビュー会(2回目)
└20091030_営業プロセスレビュー会(2回目)議事録_v1.0

└基本設計フェーズ
└20091210_営業機能定義レビュー会
└20091210_営業機能定義レビュー会議事録_v1.0

日頃は、フォルダ構成をを 「プロジェクト」>「フェーズ」>「会議体」で困らなくても、

たまに、

営業に関連する「議事録」と読み返したい

と思うときがあります。

そんな時、1軸のフォルダ構成だと、色々なフォルダを開いて議事録を探さないといけなくなります。
もしくは、フォルダ全体を”議事録”というキーワードで検索するしかありません。

目的別に、フォルダ構成を変えることが出来ることが重要だと思っています。

例えば、

プロジェクトA
└業務プロセスフロー
└機能一覧
└会議議事録
└経理関連
└営業関連
└20091001_営業プロセスレビュー会議事録_v1.0
└20091030_営業プロセスレビュー会(2回目)議事録_v1.0
└20091210_営業機能定義レビュー会議事録_v1.0

と、要件定義フェーズ・基本設計フェーズを跨って「議事録」が格納されていたり、

契約書
└プロジェクトA
└プロジェクトB
└プロジェクトC
└ ・・・・
業務プロセスフロー
└経理関連
└営業関連
└プロジェクトA
└プロジェクトB
└プロジェクトC
└業務プロセスフロー_営業_EDI受注_v5.0
└ ・・・・

こんな感じで、プロジェクトなどをまたがり、「ドキュメントの種類」で分類をしていくような事が出来たりと・・・

情報を「格納する」ことが目的なら、1つの軸でどこかのフォルダに所属させておけば良いですが、
情報を「活用する」ことが目的なら、多軸で情報が管理され、関連のモノが横並びになっている必要があります。

少し長くなりましたが、「多軸」での情報管理がなぜ重要なのか?について触れました。

では、今までのメール・Explorerでの情報管理はなぜ多軸情報管理ができないのか?

それは、
「物理的な情報」 を “フォルダ”という「物理的な器」 に入れてしまっていることが原因です。

そうすると、
解決策としては、メールやExcelファイルなどの「物理的な情報」そのものは、分類しない。
その物理的な情報に複数の「タグ」を貼り、その「タグ」により仮想的に分類するという事になります。

少しマニアックな話になっていますが、私はこの「多軸」というキーワードが情報管理の次なるステージだと思っています。

最近は「クラウド」による情報管理で、自宅のPCからでも、職場のPCからでも、電車の中のiPadからでもというのが流行りですが、
それより「タグ」による「多軸情報管理」の方が関心が高いです。

今、Gmail、Evernote、domoTodo+、Box.net、Windows7 など様々なツールがこの考え方に少しづつ移っています。

詳しいことは、また次回に触れます。では。

2010年6月30日
想像力を持って。柔軟な考え方を・・・