データ管理は難しい・・・ Evernote、Gmail、domoTodo+、SugarSync、

こんばんは

私は、日頃は製造業における経営や業務のコンサルティングをしています。

コンサルティングは人様の会社に対して、

「この業務が無駄です。こうした方がいいですよ」
「この組織の役割が不明確なので、組織を見直しましょう」

など、偉そうにも人様の会社に提案させていただきます。

が、

自分達が出来ていないことを、人様に提案していることも結構あります。
なんか、滑稽ですよね・・・（っていうか、失礼ですよね）

例えば、BtoBの営業管理（商談管理）において

「商談管理は、商談のフェーズを定義し、パイプライン管理する事が重要です。
それをExcelなどで管理していてはダメです。
営業担当・営業管理者がリアルタイムで情報管理できるSFAの仕組みを入れましょう！」

と、聞こえの良いことを言いますが、

コンサルティング会社・システム開発会社の商談管理は、Excel が多いです（笑）
なんか、ビックリですよね
（私も初めはこのGAPに悩まされました）

製造業とコンサルティング会社とではサービス内容が異なるため、
しかたない部分もあるとは思いますが・・・（言い訳です）

同様に、様々なデータ管理についてコンサルティングをすることがあります。
人様に色々提言をしますが、自分のデータ管理はというと・・・

う～ん。

非常に苦労をしています。（工夫はしてますが）

偶然にも、立て続けにデータ管理のあり方について聞かれ、
答えたところ参考になったと言っていただいたのでブログに書き留めて置きます。

基本的な考えとして「情報」というのは、

■コンテンツ
⇒様々なアイデア・検討結果・成果物・議事録などのドキュメント
Excel・Word・PowerPoint・Text・PDFなどで作られたもの

と

■コミュニケーション
⇒人とのやりとり、合意形成のための情報
平たく言えば、メール・SNS・社内ブログ・Twitterなど
ビジネスにおいては主にメール。

の２つしかないと思っています。

（と、考えればプロジェクトマネジメントなども構造化しやすくなります。これはまたの機会に）

これら2つに対して、計画と実績。

計画は、コンテンツ・コミュニケーションに関係なく、
「いつ？」「何を？」するかを行動管理します。
スケジュール管理だったり、Todo管理だったりですね。

実績は、先程の２つの区分別に管理します。

ということで、
「ドキュメント管理」「メール管理」「行動管理」の３つになります。

私の情報管理のポリシーとして、

・PC と iPhone の両方からアクセスできる
・双方向同期ができ、常に同じ状態が保てること

この２つです。

このポリシーに沿って
「ドキュメント管理」「メール管理」「行動管理」を実現しようとして
今はこんな構成にしています。

●ドキュメント管理：PC Local、Evernote、SugarSync
●メール管理：Becky、Gmail
●行動管理：GoogleCalendar、domoTodo＋

そして、おまけのTeamViewer

ポリシーに沿ってない不十分な部分もあるのですが・・・
（極力お金をかけずにFreeソフトで実現したいので）

１つ１つの詳しい内容を書きたかったのですが、
これ以上、時間を使うと本業に支障が・・・

ということで、また明日？明後日？にでも続きを。

何かご意見があれば、どしどしお寄せください。

　　2010年6月7日
　　　　「想像力」を持って明日一日を過ごしましょう